事務業務における労働時間の偏り

• マクニカ社内のとある間接部門において、社員の事務業務における労働時間に偏りが発生していました。

しかし、社員の雇用形態や役割の兼務具合によって対象の各種事務業務にかけられる労働時間が異なるため、偏りがどこにどの程度発生しているかは具体的に把握されていませんでした。

勘と経験に基づく配置

• 各種事務業務への人員配置は、勘と経験に基づいて実行されていました。

受動的な配置変更

• 人員追加、異動などのリソースの変化が発生する度に、生じた変化の帳尻を合わせる形で小さな配置変更を実施していました。

配置自動化ツールを開発したが、ほとんどの配置を人手で実施した

業務負荷の偏りの小さい人員配置を実現するために今期の配置決めを初期ユースケースとして人員配置自動化ツールの開発を行いましたが、今回は開発したツールの配置自動作成機能の活用には至りませんでした。

勘と経験だけではなく、数字に基づいて配置するという考え方が一番の成果

ツール開発の過程で「数字に基づいて人員を配置するという考え方」が現場に導入され、Excelで各種労働条件を数値化するためのスキームを用意したことが、ツール開発自体よりも現場にとっての重要な変化となりました。

実は、Excelに労働条件を数値化できるように準備をする途中で、ほとんどの今期の人員配置を数字に基づいて作成できてしまったのです（嬉しい？誤算）。

配置自動化ツールを「どっちでもよい」状況への提案に活用

配置が決まっていなかった残りの部分は、人間では配置決定するのに根拠にかけるような「どっちでもよさそう」というようなところに対して自動化ツールに提案してもらうというような使い方をしました。

現場の方々に社内DX活動の価値を体感してもらうことができた

データやシステムに詳しい人たちだけがアイディアを出して手を動かしても、現場の方々にその価値が伝わらないと中々プロジェクトは進みません。

今回の活動では、実際に現場の勘と経験をデータ化し、小さな課題解決をするというアプローチを現場の方が体験する一歩目となったため、これからの社内DXはもっと現場の理解が得られる進めやすいものになるはずと考えています。

プロジェクト開始当初とは違って、現実的で効果的なアイディアが現場の方々から出てくるようになったのも、今回のプロジェクトによる体験による効果だと思っています。

業務負荷の偏りを検知し能動的に配置変更させたい

自動化によって配置の考案にかかる時間が短縮され、人員配置の偏りも数値で見積もれるようになりました。
それにより、従業員の人事異動などのイベント必要に迫られる前に業務負荷の偏りを検知して能動的に再配置の検討が出来るようになると考えています。